STANDAR OF PROCEDUR (SOP) PENGGUNAAN AULA/RUANGAN UNTUK KEGIATAN ORMAS DAN PRIBADI DI LUAR JAM KERJA PASCA PANDEMI COVID-19
Calon pengguna (Ormas, PPI, dan pribadi – untuk kepentingan akad nikah) menyampaikan Surat Peminjaman Aula kepada Konsul Jenderal RI di Hamburg minimal 2 (dua) minggu sebelum pemakaian ruangan dengan mencantumkan secara rinci
- Tujuan,
- Hari, tanggal dan waktu pemakaian ruangan,
- Daftar peserta dan tamu yang diharapkan hadir,
- Peralatan yang akan digunakan/dipinjam.
Calon pengguna wajib mengisi formulir peminjaman aula/ruangan (melalui google form dengan link http://bit.ly/KJRIHamburgpinjamruang) dan mematuhi ketentuan-ketentuan sbb. :
- Menerapkan Protokol Kesehatan sebagaimana tertera dalam Ordinance to contain the spread of th.e coronavirus SARS-CoV-2 in the Free and Hanseatic City of Hamburg (Hamburg SARS-CoV-2 Contamination Ordinance – HmbSARS-CoV-2 Contamination Ordinance (valid from September 15, 2020), akan di update secara berkala dan dapat dilihat pada Website KJRI Hamburg.
- Peserta memasuki aula melalui halaman samping kantor KJRI Hamburg.
- Batas maksimum suhu badan peserta yang diperkenakan memasuki area kantor KJRI Hamburg adalah 37°C.
- Batas maksimum jumlah peserta dan tamu dalam aula adalah 40 orang.
- Penggunaan toilet hanya di lantai dasar dan tidak digunakan untuk hal-hal lain selain keperluan BAK dan BAB dan akses yang digunakan adalah melalui halaman samping dan pintu utama KJRI.
- Menjaga ketertiban dan keamanan selama kegiatan di area kantor KJRI Hamburg.
- Mengembalikan barang yang digunakan/dipinjam pada tempatnya dalam keadaan yang baik dan bersih seperti kondisi semula.
- Apabila memerlukan penggunaan ruangan lain seperti dapur atau ruang di basement, agar disampaikan dalam Surat Peminjaman Ruangan untuk mendapat Pertimbangan.
- Peserta dan tamu tidak diijinkan merokok di dalam aula/ruangan KJRI Hamburg.
- Pengguna wajib membersihkan aula setelah kegiatan selesai dan melaporkan kepada penanggung jawab ruangan/penjaga kantor.
- Apabila pada waktu yang bersamaan KJRI Hamburg akan menggunakan aula untuk kepentingan dinas, maka calon pengguna bersedia menyesuaikan waktu kegiatannya. Demikian pula jika aula/ruangan terlebih dahulu telah dipinjam/di booked oleh ormas lain.
- Peminjaman aula/ruangan untuk kegiatan rutin (arisan DWP, pengajian bulanan, workshop gamelan, latihan angklung dan kursus bahasa) disampaikan melalui surat untuk penggunaan aula/ruangan selama 1 (satu) tahun dengan tetap mematuhi ketentuan tersebut pada butir 1 s/d 10.
Hamburg, 21 September 2020
An. Kepala Perwakilan RI
Sri Dewi Kuntarti
Kepala Kanselerai